Office Online ha conseguido trasladar toda la potencia y versatilidad de la suite más usada a la web. Gracias a él, podemos tener todos nuestros documentos rápidamente accesibles y trabajar con ellos en la nube. Pero Office Online va mucho más allá de todo esto y esconde muchos detalles que lo hacen absolutamente imprescindible.
Hoy os damos ocho consejos para empezar a sacarle todo su potencial y para que comprobéis por qué está varios pasos por delante de otras aplicaciones online.
1. Aprovecha el don de la ubicuidad
En Office.com tenemos acceso a las que siempre han sido nuestras herramientas favoritas para gestionar todo tipo de documentos: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook. Todo absolutamente online, con acceso desde cualquier navegador en cualquier dispositivo y con nuestra cuenta Microsoft, de manera que los documentos que guardemos se almacenarán automáticamente en OneDrive.
Con Office Online ya no necesitarás instalar Word o Excel en tu ordenador para poder trabajar con el procesador de textos o la hoja de cálculo que mejor conoces. Estará disponible 24 horas, siete días a la semana. Y en cualquier dispositivo. Y recuerda: sin darle a guardar. Jamás perderás otro texto porque se te olvidó guardarlo.
2. Si tú trabajas con Office, los demás también
Office Online, además, acaba con aquello de “no puedo abrir ese documento, no tengo la última versión”. O lo de “es que no tengo Office instalado en casa”. Si quieres que alguien revise tus textos, le eche un ojo a tu presentación, complete tus presupuestos… ahora ya sabes que puedes hacerlo y que incluso tendrán acceso aunque no tenga la versión de escritorio de Office.
De hecho, su integración en Outlook es total, y podrás abrir documentos creados en cualquier Office de escritorio desde tu propia cuenta de correo, editarlos y guardarlos en OneDrive. Se acabaron los problemas también de haber formateado un documento y que, al pasarlo a Google Docs, no esté como lo tenías. En este enlace puedes echarle un vistazo a las diferencias.
3. Escribe a ocho manos y a la vez desde el escritorio y la web
La integración para trabajar con los demás va mucho más allá: Office Online ofrece múltiples opciones para co-autorías, documentos colaborativos, trabajos y correcciones desde diferentes navegadores y dispositivos… Quienes tú quieras podrán ver tus documentos mientras los están editando. Y si lo deseas, modificarlos también. Eso sí, verás los cambios en tiempo real, de la manera más fluida posible.
Lo mejor de todo es que la colaboración no se reduce a quienes estén en la versión online. Si tus compañeros de trabajo o alguien de tu familia está editando un documento en Office Online, tú puedes trabajar tranquilamente en él en la versión tradicional, de escritorio, también en tiempo real y viendo cada modificación según se hace. No hay que hace nada especial: sólo abrir el documento y allí está todo el potencial de un Office para todos, en cualquier lugar y sin límites. Puedes echar un ojo a este tutorial donde se explica más a fondo cómo trabajar online de manera colaborativa.
4. Una plantilla para cada uso
No tiene sentido complicarse y perder tiempo diseñando documentos cuando hay cientos de plantillas diseñadas para adaptarse a lo que buscas. Hasta ahora, tenerlas a mano y poder buscar en ellas podría implicar ir a buscarlas online o perder tiempo tratando de encontrar una aguja en un pajar. Con Office Online, se han centralizado todas las plantillas, y tanto Excel como Powerpoint o Word las tienen a tan sólo un click de distancia.
Aquí puedes consultar todas las que hay a tu disposición.
5. Edita tus fotos sin salir de Word y Excel
Office Online te permite realizar cambios básicos en las imágenes que insertes en tus documentos sin necesidad de irte fuera o a otro programa. Darle formato, enmarcar en diferentes estilos, expandir o reducir su tamaño...
6. Llévate tus powerpoints a tu blog
Los documentos de Office Online no sólo están accesibles desde cualquier navegador, sino que además están listos para ser insertados en cualquier página web tal cual son. ¿Necesitas que en tu blog de empresa aparezca el Powerpoint que creaste para aquella presentación? ¿Has creado un excel colaborativo y ahora quieres que más personas lo vean? ¿Tienes material promocional o manuales de instrucciones creados con Word y quieres que pueda consultarse online?
Es tan sencillo como ir al menú Archivo y a “Compartir”. Allí podrás elegir si quieres generar un código html para insertar el doc en cualquier web. Podrás seleccionar las dimensiones con las que se verá el documento y elegir detalles como la página en la que comenzará a verse o si quieres que los usuarios puedan imprimirlo. También podrás elegir que el código embed esté a la vista de todos, para que, si quieren, puedan llevárselo a otras webs.
7. Compartir es vivir
Ya hemos hablado de cómo puede trabajarse de manera colaborativa en Office Online, pero las opciones de Compartir nos permiten más flexibilidad. Podemos crear un link para que cualquier usuario tenga acceso a nuestro documento, sin necesidad de darle permiso concreto. Y, además, podremos seleccionar si queremos que editen o simplemente lean lo que hemos hecho.
Pero ni siquiera es imprescindible que accedan a Office Online. ¿Has insertado los datos de una hoja de cálculo en tu blog y te gustaría que los lectores interactuaran con ellos desde allí? Puedes hacerlo.
8. Cambia rápidamente de aplicación, o de la nube al escritorio, sin salir de Office
Office Online ofrece la posibilidad de que no tengamos que perder el tiempo saliendo y entrando de pestañas para irnos a cualquier otra de sus aplicaciones. Haciendo aparecer la barra superior, podremos acceder a:
- Outlook
- Contactos
- One Drive
- Calendario
- Word
- Excel
- PowerPoint
- y OneNote
Además, desde cualquiera de ellas, si ya estamos en un dispositivo con Office, también podremos abrir las versiones nativas y offline.
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